《備賽篇》

系隊的比賽除了每年學校的校內比賽或聯盟賽,令人期待不已的就是大○盃、北○盃…等地區或全國的比賽,除了能打比賽外還能夠藉機出去玩呢!然而,每年交接給下一屆舉辦時,卻又像燙手山芋,抽到誰舉辦,誰基本上都會因為怕麻煩而放棄。若最後在勉為其難下讓某些學校舉辦,則會導致每年舉辦比賽的品質都非常不穩定。但當主辦學校真的是一件非常困難且可怕的事情嗎?就讓曾經擔任過大經盃總召的我,來向各位分析所有的賽前準備以及籌劃,讓辦比賽不再是一件困難的事!以下讓我們分為4個階段來說明:

1. 工作人員分組

2. 活動企劃書撰寫

3. 比賽規章制定

1、籌畫期: 約比賽前6-8個月

此時剛接下比賽的你第一件必須做的事情是先召集夥伴,並將夥伴們大致分成以下幾個組別

(1)執行組:活動企劃書撰寫、報名費估算、跑校內公文申請經費、比賽專用帳戶管理、聯絡保險公司、校內場地租借、排定籌會及監督各組成員執行。

(2)各球類組:制定各項球類的比賽規章以及比賽資格、負責聯絡裁判以及紀錄台、採買球具、各球類獎盃製作、聯絡專業的防護員團隊。

(3)公關組:比賽粉絲團的經營,其中包含訊息發布以及問題的回覆,因此公關組隊比賽規章以及相關問題也必須有一定程度的了解。此外,最最重要的一個環節就是拉贊助,除了大型的球具廠商外,還可以找學校周邊熟悉的店家。

1. 開始報名

2. 各隊資料統整

3. 比賽規章制定

2、第一次籌會(一籌): 約比賽前2-3個月

一籌是將比賽相關的所有細節po在網路上,然後開始開放報名。因此,簡報內容必需包含參賽資格、比賽包含哪些球類、報名費、各球類的比賽規章、球場以及周邊住宿交通介紹。如果資料有不齊全,各隊私訊的問題可是會雪片般地飛來唷。 在這個階段會遇到最麻煩的事情就是報名資料的整理以及報名費的管理,各隊報名資料蒐集起來後數量非常龐大,因此建立資料夾管理是相當重要,如果資料弄丟可是會造成相當大的麻煩。此外,每一筆報名費的來源也要清楚註記,以免將來有帳務不清楚的地方。

1. 賽程排定

2. 球具、獎杯等用具最後確認

3. 工作人員訓練

3、第二次籌會(二籌): 約比賽前1-1.5月

此時所有報名隊伍都已塵埃落定,此次籌會最重要的事情就是抽賽程。抽賽程看似簡單但對於各隊卻是掌握生殺大權的一件事。如果直接分到死亡之組可是會引來抱怨的,因此去年四強是否要在不同小組、同校AB隊是否要分開等等,具有公平性爭議的問題一定要在二籌之前就進行公告。而複賽賽程的規劃也是重要的問題,若是各隊只是抽號碼然後填在樹狀圖底下的話,那麼必須先將複賽賽程表公布在網路上以免引發爭議。舉例來說,A組冠軍在複賽時會隊到哪一組的亞軍? F組的亞軍到複賽會隊到哪一組的冠軍? 這些都是必須提前公告的。

1.場地硬體設備安排

2.活動人力安排完成

3.緊急聯絡系統建立

4. 賽前最後確認: 比賽前1-2天

忙完了上述的事情後,比賽時的硬體設備自然不能忽略,而當中最重要的一件事就是必須清楚知道各隊的第一場比賽在哪個場館打,因為第一場比賽不僅要檢錄、報到還要領選手證,如果在室外打結果選手證放在室內場領不到那可就麻煩大了。當然,除了選手證以外還有一些其他用具也得先擺好,例如:裝箱水以及其他贈品…等。除了上述小物外,大型的帳篷、報到台以及球具…等也是重點的項目之一,準備好所有硬體後,最後,就是要準備好心態,好好迎接自己籌劃已久的賽事吧!

Q&A:

●如果不是系學會也能接比賽嗎?

沒有限定要系學會曾能接任,只要有熱誠只有打系隊的人或是有心的人都能接。

●對於各項球類並沒有太多了解也能主辦嗎?

目前有許多運動行銷的公司,都能夠幫忙協辦負責比賽事宜,對於舉辦比賽也是非常有經驗的,IMBC團隊在舉辦比賽有相當豐富的經驗,若有心接辦的同學也能聯絡我們,我們可以一起分享經驗談唷。